總務處擔負的職責眾多，包括水、電、氣（醫(yī)用）、冷、暖等保障，醫(yī)廢回收轉運，廢水廢氣處理，生活設備設施和房屋維修改造，物業(yè)、膳食、綠化等社會化服務供給管理，以及其它涉及醫(yī)院運行、職工和患者工作生活的方方面面。

職責之多也意味著工作之雜，類型如此之多的各項工作必然會產生大量多種檔案資料。這些檔案資料如果不進行規(guī)范管理，將會對科室相關工作各環(huán)節(jié)的正常進行帶來不必要的麻煩。隨著檔案與數據管理組（簡稱檔數組）的成立，總務處檔案管理工作的規(guī)范化程度開始快速提升。

總務處檔數組自今年7月29日正式運行以來，距今已三月有余。面對科室檔案資料查找費時費力、信息獲取困難等難題，檔數組自成立后，就迅速著手解決過去和當前存在的問題，迅速打開工作局面。目前，檔數組已在科室檔案管理的規(guī)范化和信息化等方面取得可喜成績，并大大促進了科室檔案查找和檢索的快速化和精準化。

開辟檔案柜，并進行柜體命名、標簽張貼。檔數組以總務處南院區(qū)辦公室為依托，開辟了S208A柜和S248B柜兩個檔案柜。根據柜體內部特征，檔數組還對柜體內部進一步分區(qū)并命名，如S208-A1-L/M/R（表示南院區(qū)行政樓208辦公室A檔案柜1層左側/中部/右側）。

全面整理檔案資料，并建立“電子檔案柜”。總務處科室層面檔案現集中存放于南院區(qū)辦公室，檔數組對各類檔案資料進行了全面整理，并在設計建立的“電子檔案柜”中錄入每一檔案資料準確的擬存放位置（精確到檔案柜某一層某區(qū)域），然后存放入實體檔案柜相應區(qū)域。通過查看“電子檔案柜”，即可遠程掌握各實體檔案柜的檔案存放情況。

建立總務處檔案交接登記簿及其電子表格，對檔案進行閉環(huán)管理。通過科主任指導、工作人員配合以及自主創(chuàng)新、反復試驗，檔數組最終建立了《總務處檔案交接登記簿》（第一版）并投入使用。登記簿記錄了檔案資料名稱、數量、遞交日期、遞交人、接收人、中心檔案室接收日期以及其它去向和必要信息，實現對檔案資料從接收到移交其它職能部門全流程的閉環(huán)管理。檔數組還設計了登記簿配套電子表格和附件。配套表格在錄入登記簿所記錄信息的基礎上，增加了每一檔案資料的存放位置信息欄，借助Excel表格篩選、查找等功能，可實現對檔案的精準查找和快速調取。登記簿附件則是對招標項目資料等名目繁多的檔案資料進行必要補充，附件編號與該項資料在登記簿上的編號唯一對應。

此外，總務處檔數組還向醫(yī)院中心檔案室申請開辟了線上檔案管理系統總務處板塊，以便根據需要便捷調取和查閱科室質控會、科務會、協調會會議紀要等重要檔案。

下一步，檔數組將根據實際情況，適時開辟新的檔案柜以滿足實際需求。同時，檔數組將以問題為導向，不斷規(guī)范檔案交接各環(huán)節(jié)，持續(xù)優(yōu)化“電子檔案柜”、檔案交接登記簿及其配套表格的設計，進一步做好科室檔案管理工作。（總務處 張元安）